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La gestion du temps au sein des équipes : 5 astuces pour faire plus en moins de temps
Prendre son temps pour gagner du temps ? Si cela peut sembler contre-productif au premier abord, c’est en réalité un gage de réussite. Une bonne gestion du temps au sein d’une équipe nécessite tout d’abord une chose : du temps. Mais les avantages qu’elle apporte compensent l’investissement initial en temps : Il s’agit notamment
- d’une plus grande efficacité
- d’une meilleure productivité de l’équipe
- de moins de stress et d’un meilleur équilibre entre vie professionnelle et vie privée
- de meilleurs résultats et
- d’une image de marque plus professionnelle.
Cela vous tente ? Découvrez alors les 5 conseils de gestion du temps dénommés ci-après et apprenez comment accompagner au mieux votre équipe grâce à différentes stratégies de gestion du temps.
CONSEIL N° 1
Fixer des objectifs et des priorités clairs
Il est tout simplement impossible de tout faire en même temps. C’est pourquoi il est quasiment toujours indispensable de classer les tâches et les projets par ordre de priorité. C’est la seule façon pour que chaque membre de l’équipe sache quoi faire en premier.
De plus, divisez les projets et les tâches en intervalles plus petits (comme des mois ou des semaines) et définissez des objectifs pour les périodes choisies. Vous disposerez ainsi de dates limites auxquelles l’équipe pourra se référer.
Veillez également à ce que chaque tâche, aussi petite soit-elle, soit clairement reliée à l’ensemble. En cas de doute, mieux vaut demander conseil. En effet, si tout le monde sait comment son travail contribue à la réussite globale de l’équipe et, par extension, de l’entreprise, l’ensemble de l’équipe
- sera plus motivé,
- pensera de manière plus globale et
- sera plus performant.
CONSEIL N° 2
Créer et tenir à jour un échéancier pour votre équipe
Faites de la gestion du temps une réalité tangible pour votre équipe. Un échéancier pour l’ensemble de l’équipe peut sembler fastidieux au premier abord, mais à long terme, il peut vous faire gagner du temps et éviter des discussions. En effet, si l’équipe se met d’accord sur ce qui est à faire et par qui et quand, tout le monde peut ensuite se concentrer pleinement sur ses tâches et ses objectifs.
En même temps, tout le monde sait ce qui se passe chez les uns et les autres et peut mieux tenir compte de la charge de travail de ses collègues. De plus, grâce à votre planning, vous savez toujours à qui demander quelles informations, ce qui peut vous faire économiser beaucoup de temps.
Lors de l’élaboration de votre feuille de route commune, veillez à …
… garder de la stabilité et de la flexibilité : évitez les plannings trop détaillés ou trop fragmentaires. Restez flexible et apportez des modifications si nécessaire.
… prévoir du temps pour les imprévus : il arrive souvent que des petites et grandes tâches surviennent de manière inattendue. Prévoyez une marge pour cela. En pratique, cela signifie qu’il ne faut jamais programmer toutes les heures de la journée ou du mois.
… la disponibilité de chacun : Ceux qui travaillent directement avec les clients ne peuvent probablement pas assumer autant de tâches de projet en arrière-plan que leurs collègues qui ne sont pas en contact avec les clients. Combien de temps vos coéquipiers ont-ils donc en dehors de toutes leurs réunions et rendez-vous ?
CONSEIL N° 3
Communiquer de manière claire et régulière
Le travail d’équipe dépend de la communication et de la collaboration, en particulier de la part du manager. Ce n’est que lorsque tout le monde sait qui travaille sur quoi et comment cela contribue à l’objectif commun que votre équipe peut rassembler ses forces pour atteindre ses objectifs.
Une communication efficace repose sur cinq valeurs fondamentales :
- le respect,
- l’ouverture d’esprit,
- la confiance,
- la fiabilité,
- l’empathie.
Gardez cette base à l’esprit et veillez à ce que ces valeurs soient appliquées dans votre équipe. Ce n’est qu’à cette condition que l’équipe pourra travailler ensemble sans problème.
Outre ces valeurs, il existe d’autres facteurs de réussite dans la communication au sein de l’équipe, tels que
Planifier ensemble
Coordonnez-vous avec votre équipe en ce qui concerne la définition des objectifs. Planifiez ensemble autant d’étapes que possible.
Informer de manière exhaustive
Veillez à ce que tous les membres de votre équipe disposent des informations dont ils ont besoin pour accomplir leurs tâches de manière convenable. En cas de doute, posez des questions concrètes et prenez le temps d’organiser des briefings détaillés sur les projets.
Répartir judicieusement les tâches
La répartition des tâches peut vous incomber en premier lieu en tant que manager, mais elle doit néanmoins être convenue avec votre équipe. Dans tous les cas, veillez à une répartition équitable et communiquez-la clairement à toute l’équipe.
Écouter activement
N’écoutez pas pour répondre ou dire quelque chose sur un sujet, mais écoutez pour savoir ce que l’autre a à dire. Cela semble plus facile que cela ne l’est. Idéalement, répétez ce qui a été dit dans vos propres mots pour vous assurer que vous avez bien compris. En cas de doute, demandez des précisions.
Communiquer de manière claire et transparente
Dans votre communication, qu’elle soit écrite ou orale, concentrez-vous toujours sur l’essentiel et formulez vos propos de manière concrète et précise. Échangez régulièrement, par exemple une fois par semaine, sur les points clés : Quelles tâches ont été effectuées ? Qu’est-ce qui est prévu cette semaine ? Quelles décisions ou échéances importantes nous attendent ?
Faire des retours
Les dirigeants ne sont pas les seuls à devoir donner et demander régulièrement un retour, votre équipe peut également se motiver mutuellement avec un feedback et s’encourager à donner le meilleur d’elle-même. Encouragez votre équipe à faire ainsi, mais veillez à ce que les retours restent toujours constructifs.
CONSEIL N° 4
Éviter les distractions
Les distractions sont nombreuses. Qu’il s’agisse de téléphones portables personnels qui vibrent, de notifications provenant de divers canaux de communication qui s’affichent sur le bord de l’écran ou tout simplement du désordre régnant sur le bureau, de nombreuses choses peuvent nous distraire au quotidien.
Identifiez les distractions qui occupent le plus de temps dans votre équipe et discutez en équipe de celles qui peuvent être réduites. Alors que les parents ne souhaitent peut-être pas couper complètement le son de leur téléphone portable – au cas où la garderie les contacterait – la plupart des employés bénéficieront de l’astuce simple consistant à désactiver les notifications.
CONSEIL N° 5
Mesurer et améliorer l’efficacité
L’efficacité de votre équipe peut être facilement mesurée à l’aide du planning que vous avez défini ensemble. Soyez attentif aux meetings : Si un membre de l’équipe les repousse souvent, discutez des causes possibles.
La qualité du travail est également un point de repère que vous pouvez consigner et discuter. Toutefois, il ne s’agit pas seulement de critiquer, mais aussi de féliciter. Réjouissez-vous ensemble des objectifs individuels et collectifs atteints et portez des toasts à certaines étapes.
L’efficacité et la productivité de votre équipe ne peuvent pas être améliorées uniquement en réduisant les distractions. Veillez également à ce que les objectifs que vous fixez soient réalistes pour tout le monde. Les objectifs ne doivent être ni trop faciles ni trop difficiles à atteindre.
Bilan
Une réduction du stress au profit de l’efficacité, de la productivité, de l’équilibre entre vie professionnelle et vie privée et du professionnalisme : tels sont les fruits d’une gestion efficace du temps au travail. Si chaque individu est responsable de la gestion de son temps au travail, chaque manager doit également gérer le temps de ses équipes de la manière la plus efficace et la plus ciblée possible. Cela implique une bonne planification, des objectifs communs et une bonne dose de communication. Et du temps – qui rapporte !