Menschen in Meetings, um ihre Produktivität und ihr Zeitmanagement zu steigern

Zeitmanagement für Teams: Mit diesen 5 Tipps schafft Ihr mehr in weniger Zeit


 

Sich Zeit nehmen, um Zeit zu sparen? Das mag im ersten Moment kontraproduktiv klingen, verspricht in der Praxis aber durchaus Erfolg. Gutes Zeitmanagement im Team benötigt zunächst nämlich eins: Zeit. Doch die Vorteile, die es bringt, wiegen den zeitlichen Initialaufwand wieder auf: Dazu gehören

  • mehr Effizienz
  • eine höhere Teamproduktivität
  • weniger Stress und mehr Work-Life-Balance
  • bessere Ergebnisse und
  • ein professionelleres Image nach außen.

Klingt gut? Dann lies die folgenden 5 Zeitmanagement-Tipps und erfahre, wie du dein Team mit verschiedenen Zeitmanagementstrategien am besten unterstützen kannst.

TIPP 1

Klare Ziele und Prioritäten setzen

Alles auf einmal zu erledigen, geht schlichtweg nicht. Daher ist es so gut wie überall notwendig, Aufgaben und Projekte nach ihrer Priorität zu ordnen. Nur so weiß jeder und jede im Team, was zuerst zu tun ist.

Frau bei der Arbeit, die mehrere Dinge gleichzeitig tut, um ihre Zeit gut einzuteilen - zeitmanagement

Brecht die Projekte und Aufgaben außerdem auf kleinere Intervalle (wie Monate oder Wochen) herunter und definiert Ziele für die gewählten Zeitspannen. Somit habt ihr auch gleich Deadlines, an denen sich das Team orientieren kann.

Achtet auch darauf, dass bei jeder noch so kleinen Aufgabe der Bezug zum großen Ganzen klar ist. Im Zweifelsfall empfiehlt es sich hier, nachzufragen. Denn wenn alle wissen, wie ihre Arbeit zum Gesamterfolg des Teams und in weiterer Folge des Unternehmens beiträgt, sind sie

  • motivierter,
  • denken ganzheitlicher und
  • haben am Ende mehr Erfolg.

TIPP 2

Für dein Team einen Zeitplan erstellen und pflegen

Mach in deinem Team Zeitmanagement greifbar. Ein Zeitplan für das ganze Team klingt vielleicht im ersten Moment nach viel Arbeit, kann dir auf lange Sicht aber Zeit und Diskussionen sparen. Denn wer sich als Team hinsetzt und einigt, was bis wann von wem zu erledigen ist, kann sich danach voll und ganz auf seine Aufgaben und Ziele konzentrieren.

Gleichzeitig wissen alle, was gerade bei wem los ist, und können gezielter auf die jeweilige Auslastung der anderen Rücksicht nehmen. Zudem ist auf Basis eures Plans immer klar, bei wem welche Informationen zu holen sind – alles Faktoren, die ein großes zeitliches Sparpotenzial bergen.

Achte bei der Erstellung eurer gemeinsamen Roadmap auf …

… Stabilität und Flexibilität: Vermeidet eine zu detaillierte ebenso wie eine zu lückenhafte Planung. Bleibt flexibel und nehmt bei Bedarf Änderungen vor.

… Zeit für Unvorhergesehenes: Oft tauchen kleinere und größere Aufgaben unerwartet auf. Plant auch dafür Spielräume ein. In der Praxis heißt das: Nie alle Stunden des Tages bzw. des Monats verplanen.

… die verfügbare Zeit jedes und jeder Einzelnen: Wer viele Kundentermine hat, kann vermutlich nicht so viele Projektaufgaben im Hintergrund übernehmen wie Teamkolleginnen und -kollegen, die nicht mit der Kundin und dem Kunden arbeiten. Wie viel Zeit bleibt deinen Teamkolleginnen und -kollegen also außerhalb all ihrer Meetings und Termine?

TIPP 3

Klar und regelmäßig kommunizieren

Die Arbeit im Team steht und fällt mit Kommunikation und Zusammenarbeit – vor allem jener der Führungskraft. Nur wenn alle wissen, wer woran arbeitet und wie das zum gemeinsamen Ziel beiträgt, kann dein Team seine Stärken bündeln, um seine Ziele zu erreichen.

Team in einer Sitzung - zeitmanagement

Die Basis für eine funktionierende Kommunikation sind fünf grundlegende Werte:

  1. Respekt,
  2. Offenheit,
  3. Vertrauen,
  4. Zuverlässigkeit und
  5. Empathie.

Führe dir diese Basis immer wieder vor Augen und achte darauf, dass diese Werte in deinem Team gelebt werden. Denn nur dann klappt das problemlose Miteinander im Team.

Neben diesen Werten gibt es in der Teamkommunikation noch ein paar weitere Erfolgsfaktoren wie:

Gemeinsam planen
Sprich dich in Sachen Zielsetzung mit deinem Team ab. Plant möglichst viele Schritte gemeinsam.

Umfassend informieren
Achte darauf, dass alle Mitglieder deines Teams die Informationen haben, die sie brauchen, um ihre Aufgaben gut erledigen zu können. Frage im Zweifelsfall konkret nach und nimm dir Zeit für ausführliche Projektbriefings.

Sinnvoll verteilen
Die Aufgabenverteilung mag primär bei dir als Führungskraft liegen, sollte aber dennoch mit deinem Team abgesprochen sein. Achte in jedem Fall auf eine faire Aufteilung und kommuniziere sie klar an das gesamte Team.

Aktiv zuhören
Höre nicht zu, um etwas zu antworten oder zu einem Thema etwas zu sagen, sondern höre zu, um zu erfahren, was der andere zu sagen hat. Das klingt einfacher, als es ist. Am besten wiederholst du das Gesagte in deinen Worten, um sicherzugehen, dass du alles richtig verstanden hast. Frage im Zweifelsfall nach.

Klar und transparent kommunizieren
Konzentriere dich in deiner Kommunikation – ob schriftlich oder mündlich – stets auf das Wesentliche und formuliere konkret und präzise. Tauscht euch regelmäßig, zum Beispiel wöchentlich, über die wichtigsten Eckpunkte aus: Welche Aufgaben sind erledigt? Was steht diese Woche an? Welche wichtigen Entscheidungen oder Termine erwarten uns?

Feedback teilen
Nicht nur Führungskräfte sollten regelmäßig Feedback geben und einfordern, auch dein Team kann sich gegenseitig mit Feedback motivieren und zu Bestleistungen anregen. Ermutige dein Team dazu, achte aber darauf, dass das Feedback immer konstruktiv bleibt.

TIPP 4

Ablenkungen vermeiden

Zeitkiller gibt es überall. Ob private Handys, die vor sich hin vibrieren, Benachrichtigungen aus diversen Kommunikationskanälen, die am Bildschirmrand aufpoppen, oder schlichtweg Chaos, das über den gesamten Schreibtisch verteilt ist – ablenken kann uns im Alltag vieles.

Achte darauf, welche Zeitdiebe in deinem Team besonders viele Ressourcen fressen, und sprecht im Team darüber, welche Ablenkungen sich reduzieren lassen. Während Eltern ihre Handys vielleicht nicht komplett stummschalten möchten – es könnte sich ja die Kinderbetreuung melden – werden die meisten von dem einfachen Tipp, Pop-up-Benachrichtigungen zu deaktivieren, profitieren.

TIPP 5

Effizienz messen und verbessern

Anhand eurer gemeinsam definierten Zeitplanung im Team lässt sich ohne großen Aufwand die Effizienz deines Teams messen. Achte auf die Termine: Wenn ein Teammitglied sie häufig nach hinten verschiebt, sprecht über mögliche Ursachen.

Frau, die sich Notizen macht und ihre Arbeit organisiert

Auch die Qualität der Arbeit ist ein Anhaltspunkt, den du festhalten und besprechen kannst. Es geht allerdings nicht nur um Kritik, sondern auch um Lob. Freut euch gemeinsam über die erreichten Einzel- und Teamziele und stoßt auch mal auf den einen oder anderen Meilenstein an.

Die Effizienz und Produktivität deines Teams lässt sich nicht nur durch das Reduzieren von Zeitdieben steigern. Achte auch darauf, dass die Ziele, die ihr setzt, für jeden und jede realistisch sind. Ziele sollten weder zu leicht noch zu schwer zu erreichen sein.

Fazit

Weniger Stress, dafür mehr Effizienz, Produktivität, Work-Life-Balance und Professionalität – das sind die Früchte eines effektiven Zeitmanagements in der Arbeit. Während jeder und jede Einzelne eine Verantwortung für sein Zeitmanagement im Beruf trägt, sollte auch jede Führungskraft die Zeit ihrer Teams möglichst effizient und zielführend managen. Dazu gehören eine gute Planung, gemeinsame Ziele und eine große Portion Kommunikation. Und Zeit – die sich auszahlt!