Leute, die sich unterhalten - produktivität steigern

Warum Humanoo

Produktivität steigern

Die Steigerung der Produktivität ist der Versuch, bei gleichbleibendem Input den Output zu erhöhen. Effizienzsteigerung hingegen bedeutet, gleicher Output mit weniger Input.

Bereits mehr als 400 Organisationen aus 10 verschiedenen Ländern investieren mit HUMANOO in die Gesundheit ihrer Mitarbeitenden

Produktivität steigern: So arbeiten deine Mitarbeiter*innen konzentriert und zufrieden

Alle fünf Minuten kommt eine neue Mail rein, jemand aus dem Team braucht Unterstützung, das nächste Meeting steht an oder es ist wieder Zeit für Homeoffice – da kann die Arbeitsproduktivität schon mal zu kurz kommen. Dabei helfen schon einfache, sofort umsetzbare Maßnahmen, die Produktivität zu steigern und ohne große Investition bessere Ergebnisse zu erzielen. Wir zeigen dir, wie du deine Mitarbeiter:innen darin unterstützt.

  • Produktivität steigern und in weniger Zeit mehr schaffen
  • entspannte und zufriedene Teammitglieder
  • Zeitmanagementtechniken und weitere Tipps
  • einfache Tools von Humanoo

Produktivität am Arbeitsplatz: Was bedeutet das überhaupt?

Mitarbeiter, die sich während einer Sitzung unterhalten - produktivität steigern

Die Plattform karrierebibel.de hat in einer Umfrage Mitarbeiter:innen dazu befragt, wie viele Stunden am Tag sie tatsächlich produktiv arbeiten. Das Ergebnis: 40 % der Befragten gaben nur eine Arbeitsproduktivität von 5–6 Stunden am Tag an – bei 34 % der Befragten waren es sogar nur 3–4 Stunden. Die restliche Zeit wird als „Zeit absitzen“ bezeichnet. Klar, dass bei einer solchen Produktivität am Arbeitsplatz möglicherweise auch die erhofften Erfolge für das Unternehmen ausbleiben.

Dabei ist es normal, dass Menschen sich nicht permanent zu 100 % konzentrieren können. Wenn jedoch der Spaß an der Arbeit dauerhaft nachlässt, Mitarbeiter:innen überlastet sind, der Krankenstand zunimmt oder zu viel Zeit für Nebensächliches verschwendet wird, ist es Zeit für Maßnahmen zur Steigerung der Arbeitsproduktivität. Das kann nicht zuletzt auch dazu führen, dass dein Team engagierter und zufriedener ist: Wer seine Arbeit als produktiv ansieht, hat meist auch das Gefühl, selbstwirksam zu sein, was wiederum zur Ausgeglichenheit und damit zur Mitarbeiterzufriedenheit beiträgt.

Die durchschnittliche Produktivität von Mitarbeiter:innen lässt sich in einer einfachen Formel ausdrücken:

Arbeitsproduktivität = Output/Input

Der „Output“ der Formel für die Arbeitsproduktivität ist dabei das jeweils gewünschte Ergebnis – zum Beispiel die Fertigstellung eines Projekts oder die Fertigung einer bestimmten Stückzahl an Produkten. Der Input ist das, was „hineingegeben“ wird, also die Arbeitsleistung. Diese lässt sich zum Beispiel in Stunden messen. Du kannst also die Arbeitsproduktivität berechnen, indem du das Ergebnis durch den Arbeitseinsatz teilst. Anhand der Formel kannst du erkennen: Erhöht sich der Input, ohne dass sich das Ergebnis verbessert, sinkt die Arbeitsproduktivität. Umgekehrt kann eine gesteigerte Mitarbeiterproduktivität das Ergebnis verbessern, ohne dass ein höherer (zeitlicher) Arbeitseinsatz nötig ist.

Negativbeispiele: Gründe, warum die Arbeitsproduktivität sinkt

Dass Multitasking für die Arbeitsproduktivität nicht günstig ist, belegt unter anderem eine Studie der Universität Stanford, die Multitasking mit schlechterer Gedächtnisleistung und verringerter Aufmerksamkeitsspanne in Verbindung bringt. Dennoch begegnen den meisten Arbeitnehmer:innen im Berufsalltag zahlreiche Situationen, in denen Multitasking unumgänglich ist und es zu häufigen Unterbrechungen der konzentrierten Arbeit kommt:

  • Die Arbeit kann nicht fortgeführt werden, weil Rückmeldungen oder Genehmigungen fehlen.
  • Aufgaben müssen unterbrochen werden, um wichtige Unterlagen zu suchen.
  • Kolleg:innen unterbrechen den Arbeitsfluss mit Fragen.
  • Arbeitnehmer:innen müssen auf E-Mails und andere Nachrichten reagieren und werden dabei in ihrer Konzentration gestört.
  • Die Arbeitstage sind durch Meetings, Gespräche etc. so zerstückelt, dass kaum eine längere Phase für konzentrierte Arbeit bleibt.
Frau meditiert in ihrem Büro - produktivität steigern

Hinzu kommen möglicherweise längere Meetings ohne klares Ziel, oder die Tagesstruktur fehlt ganz, weil Mitarbeiter:innen im Homeoffice arbeiten und keine Unterstützung dabei erhalten, ihren Tag zu organisieren. Solche Faktoren beeinträchtigen nicht nur die Arbeitsproduktivität, sondern unter Umständen auch die Work-Life-Balance. Insbesondere fehlende klare Arbeitszeiten im Homeoffice oder die ständige Erreichbarkeit nach Feierabend können sich negativ auswirken. Schauen wir uns daher nun an, wie die Arbeitsproduktivität gesteigert werden kann.

Die Arbeitsproduktivität erhöhen: Tipps und Strategien

Wenn es darum geht, die Produktivität zu steigern, fällt oft der Begriff „Zeitmanagement“. Dieser wird häufig missverstanden: Beim Zeitmanagement geht es nicht darum, mehr Zeit zu finden, um noch mehr zu arbeiten, sondern darum, die vorhandene Arbeitszeit sinnvoller zu nutzen. Zeitmanagementstrategien helfen, den Fokus zu halten und Ablenkungen zu reduzieren.

Eine bekannte Strategie, um die Arbeitsproduktivität zu steigern, ist das sogenannte Timeblocking. Dabei wird der Arbeitstag in Zeitblöcke eingeteilt, sodass sowohl konzentrierte und ungestörte Arbeitsphasen als auch der Austausch mit Kolleg:innen sowie Pausen Platz finden. Während der für Aufgaben geblockten Zeiten sollten die Mitarbeiter:innen idealerweise für Mails, Telefonate oder Messenger-Dienste unerreichbar sein. Der erste Timeblock – entweder eines Arbeitstages oder auch der ganzen Woche – dient der Planung, denn um die Produktivität zu erhöhen, ist es wichtig, sinnvolle Prioritäten zu setzen. Dazu dienen die zwei Methoden, die wir dir hier vorstellen.

Tipp: Kennst du die Pomodoro-Technik? Sie kann ebenfalls helfen, die Produktivität zu steigern. Gearbeitet wird hier ungestört in 25-Minuten-Sprints, zwischen denen jeweils fünf Minuten Pause liegen. Am besten wird die Pause für ein wenig Bewegung genutzt. Nach spätestens vier Pomodoro-Blöcken liegt eine längere Pause von 20–30 Minuten, in der auch Informationen mit dem Team ausgetauscht werden können.

Produktivität verbessern mit dem Eisenhower-Prinzip

Das Eisenhower-Prinzip unterteilt Aufgaben nach „wichtig“ und „dringend“. Wichtige Aufgaben sind solche, die das Unternehmen voranbringen und zum Erfolg beitragen. Dringende Aufgaben sind zeitkritisch, müssen also bis zu einem bestimmten Zeitpunkt erledigt sein, um negative Folgen zu vermeiden (z. B. Kundenanfragen beantworten, Rückmeldung an Kolleg:innen geben, eine Genehmigung einholen). Anhand dieser Kriterien lassen sich Arbeitsaufgaben wie folgt zuordnen:

A-Aufgaben:
wichtig und dringend
Maßnahme: sofort erledigen
B-Aufgaben:
wichtig, aber nicht dringend
Maßnahme: festen Termin einplanen
C-Aufgaben:
dringend, aber nicht wichtig
Maßnahme: delegieren
D-Aufgaben: 
nicht wichtig und nicht dringend
Maßnahme: von der To-do-Liste streichen

Indem jede Aufgabe so bewertet wird, ergeben sich klare Handlungsanweisungen, die zu einer Steigerung der Produktivität führen können. Wer allerdings zu viele Aufgaben auf dem Schreibtisch hat, wird trotzdem überfordert sein – dann ist es wichtig, gute Prioritäten zu setzen. Dabei hilft das Pareto-Prinzip.

Produktivität im Unternehmen steigern mit dem Pareto-Prinzip

Das Pareto-Prinzip ist auch als 80-20-Regel bekannt. Es besagt, dass 20 % der „richtigen“ Maßnahmen zu 80 % der Ergebnisse führen – was wiederum bedeutet, dass 80 % der Maßnahmen nur einen kleinen Teil des tatsächlichen Ergebnisses ausmachen. Beim Pareto-Prinzip geht es darum, sich vom Perfektionismus zu verabschieden und den Fokus und die volle Energie – zumindest zeitweise – auf folgende Fragen zu lenken:

  • Was ist das Wichtigste, das heute erledigt werden muss? 
  • Welche eine Sache bringt uns im Unternehmen wirklich weiter?
  • Worauf kann ich nicht verzichten, damit ich und/oder meine Kolleg:innen weiterarbeiten können?
  • Wie kann ich mit kleinstmöglichem Aufwand das größtmögliche Ergebnis erreichen?

Das Pareto-Prinzip macht sehr produktives Arbeiten möglich, ist jedoch ebenfalls keine Dauerlösung bei ständiger Überlastung. Überhaupt ist es nicht so, dass längere Arbeitszeiten zwingend die Produktivität steigern – Studien deuten sogar darauf hin, dass bei reduzierter Arbeitszeit die Produktivität gleich hoch bleiben kann.

So erhöhst du die Produktivität deiner Mitarbeiter:innen im Homeoffice

Von der Verwaltungsplattform asana wurde eine Umfrage zu den Arbeitsgewohnheiten im Homeoffice durchgeführt. Die Ergebnisse zeigen, dass hier erhebliches Potenzial für eine Steigerung der Produktivität besteht: Von den über 5.000 befragten Menschen hatte über die Hälfte nicht einmal Zugang zu einem eigenen Schreibtisch, PC/Laptop und/oder einer stabilen Internetverbindung. Sie arbeiteten vom Küchentisch, Sofa oder Bett aus.

Menschen jubeln einem Mann zu - produktivität steigern

Auch davon abgesehen brachte die pandemiebedingte Homeoffice-Zeit zahlreiche Herausforderungen mit sich: Störungen durch Kinder und Partner:in, mangelhafte Arbeitsumgebung und fehlender Tagesrhythmus sind nur drei der Punkte, die Arbeitnehmer:innen immer wieder in diesem Zusammenhang nennen. Hier einige Dinge, die du tun kannst, um die Produktivität deiner Mitarbeiter:innen im Homeoffice zu steigern:

  • Einrichtung eines ergonomischen Arbeitsplatzes unterstützen (z. B. mit Zuschüssen oder Schulungen) 
  • geräuschunterdrückende Kopfhörer zur Verfügung stellen
  • einen geregelten Arbeitsrhythmus vorgeben (z. B. durch bewegte Pausen mit Humanoo)
  • Mitarbeiter:innen mithilfe von Umfragen dabei helfen, ihre individuellen Leistungshochs zu finden und zu nutzen
  • Tracking-Tools oder Challenges zur Verfügung stellen, um Mitarbeiter:innen zu motivieren
  • feste Feierabendzeiten, damit eine Trennung von Beruflichem und Privatem gewährleistet ist

Körperliche und mentale Gesundheit steigern die Mitarbeiterproduktivität

Es liegt auf der Hand, dass sich Ziele besser erreichen lassen, wenn Mitarbeiter:innen sich kraftvoll und gesund fühlen. Das betriebliche Gesundheitsmanagement spielt dabei eine wichtige, auch präventive Rolle. Schlaf, Ernährung, Bewegung und Entspannung zum Stressabbau sind wichtige Bausteine der Vorsorge. Humanoo unterstützt dich darin, die Arbeitsproduktivität zu steigern, indem du deinen Mitarbeiter:innen beispielsweise folgende Angebote machst:

  • Bewegungsangebote, sportliche Challenges etc. 
  • Coaching-Angebote zur Produktivitätssteigerung, aber auch zur persönlichen Entwicklung
  • Meditation und Entspannungstechniken
  • Ernährungsberatung

Mit Humanoo stellst du deinen Teams mühelos entsprechende Tools zur Verfügung – über 3.000 Coaching-Angebote warten auf dich. Dank automatisierter Umfragen bekommst du Zugang zu regelmäßigen Reportings, anhand derer du einschätzen kannst, welche Erfolge deine Maßnahmen gebracht haben. Neugierig geworden? Dann erfahre mehr darüber, wie Humanoo funktioniert!

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