Alle fünf Minuten kommt eine neue Mail rein, jemand aus dem Team braucht Unterstützung, das nächste Meeting steht an oder es ist wieder Zeit für Homeoffice – da kann die Arbeitsproduktivität schon mal zu kurz kommen. Dabei helfen schon einfache, sofort umsetzbare Maßnahmen, die Produktivität zu steigern und ohne große Investition bessere Ergebnisse zu erzielen. Wir zeigen dir, wie du deine Mitarbeitenden darin unterstützt.

• Produktivität steigern und in weniger Zeit mehr schaffen
• entspannte und zufriedene Teammitglieder
• Zeitmanagementtechniken und weitere Tipps
• einfache Tools von Humanoo

Produktivität am Arbeitsplatz: Was bedeutet das überhaupt?

Die durchschnittliche Produktivität von Mitarbeitende lässt sich in einer einfachen Formel ausdrücken:

Arbeitsproduktivität = Output/Input

Der „Output“ der Formel für die Arbeitsproduktivität ist dabei das jeweils gewünschte Ergebnis – zum Beispiel die Fertigstellung eines Projekts oder die Fertigung einer bestimmten Stückzahl an Produkten. Der Input ist das, was „hineingegeben“ wird, also die Arbeitsleistung. Diese lässt sich zum Beispiel in Stunden messen. Du kannst also die Arbeitsproduktivität berechnen, indem du das Ergebnis durch den Arbeitseinsatz teilst. Anhand der Formel kannst du erkennen: Erhöht sich der Input, ohne dass sich das Ergebnis verbessert, sinkt die Arbeitsproduktivität. Umgekehrt kann eine gesteigerte Mitarbeiterproduktivität das Ergebnis verbessern, ohne dass ein höherer (zeitlicher) Arbeitseinsatz nötig ist.

Negativbeispiele: Gründe, warum die Arbeitsproduktivität sinkt

Dass Multitasking für die Arbeitsproduktivität nicht günstig ist, belegt unter anderem eine Studie der Universität Stanford, die Multitasking mit schlechterer Gedächtnisleistung und verringerter Aufmerksamkeitsspanne in Verbindung bringt. Dennoch begegnen den meisten Arbeitnehmenden im Berufsalltag zahlreiche Situationen, in denen Multitasking unumgänglich ist und es zu häufigen Unterbrechungen der konzentrierten Arbeit kommt:

• Die Arbeit kann nicht fortgeführt werden, weil Rückmeldungen oder Genehmigungen fehlen.
• Aufgaben müssen unterbrochen werden, um wichtige Unterlagen zu suchen.
• Kollegen oder Kolleginnen unterbrechen den Arbeitsfluss mit Fragen.
• Arbeitnehmende müssen auf E-Mails und andere Nachrichten reagieren und werden dabei in ihrer Konzentration gestört.
• Die Arbeitstage sind durch Meetings, Gespräche etc. so zerstückelt, dass kaum eine längere Phase für konzentrierte Arbeit bleibt.

Die Arbeitsproduktivität erhöhen: Tipps und Strategien

Wenn es darum geht, die Produktivität zu steigern, fällt oft der Begriff „Zeitmanagement“. Dieser wird häufig missverstanden: Beim Zeitmanagement geht es nicht darum, mehr Zeit zu finden, um noch mehr zu arbeiten, sondern darum, die vorhandene Arbeitszeit sinnvoller zu nutzen. Zeitmanagementstrategien helfen, den Fokus zu halten und Ablenkungen zu reduzieren.

Eine bekannte Strategie, um die Arbeitsproduktivität zu steigern, ist das sogenannte Timeblocking. Dabei wird der Arbeitstag in Zeitblöcke eingeteilt, sodass sowohl konzentrierte und ungestörte Arbeitsphasen als auch der Austausch mit Kollegen und Kolleginnen, sowie Pausen Platz finden. Während der für Aufgaben geblockten Zeiten sollten die Mitarbeitenden idealerweise für Mails, Telefonate oder Messenger-Dienste unerreichbar sein. Der erste Timeblock – entweder eines Arbeitstages oder auch der ganzen Woche – dient der Planung, denn um die Produktivität zu erhöhen, ist es wichtig, sinnvolle Prioritäten zu setzen. Dazu dienen die zwei Methoden, die wir dir hier vorstellen.

Tipp: Kennst du die Pomodoro-Technik? Sie kann ebenfalls helfen, die Produktivität zu steigern. Gearbeitet wird hier ungestört in 25-Minuten-Sprints, zwischen denen jeweils fünf Minuten Pause liegen. Am besten wird die Pause für ein wenig Bewegung genutzt. Nach spätestens vier Pomodoro-Blöcken liegt eine längere Pause von 20–30 Minuten, in der auch Informationen mit dem Team ausgetauscht werden können.

Produktivität verbessern mit dem Eisenhower-Prinzip

Das Eisenhower-Prinzip unterteilt Aufgaben nach „wichtig“ und „dringend“. Wichtige Aufgaben sind solche, die das Unternehmen voranbringen und zum Erfolg beitragen. Dringende Aufgaben sind zeitkritisch, müssen also bis zu einem bestimmten Zeitpunkt erledigt sein, um negative Folgen zu vermeiden (z. B. Kundenanfragen beantworten, Rückmeldung an Kollegen und Kolleginnen geben, eine Genehmigung einholen). Anhand dieser Kriterien lassen sich Arbeitsaufgaben wie folgt zuordnen:

Indem jede Aufgabe so bewertet wird, ergeben sich klare Handlungsanweisungen, die zu einer Steigerung der Produktivität führen können. Wer allerdings zu viele Aufgaben auf dem Schreibtisch hat, wird trotzdem überfordert sein – dann ist es wichtig, gute Prioritäten zu setzen. Dabei hilft das Pareto-Prinzip.

Produktivität im Unternehmen steigern mit dem Pareto-Prinzip

Das Pareto-Prinzip ist auch als 80-20-Regel bekannt. Es besagt, dass 20 % der „richtigen“ Maßnahmen zu 80 % der Ergebnisse führen – was wiederum bedeutet, dass 80 % der Maßnahmen nur einen kleinen Teil des tatsächlichen Ergebnisses ausmachen. Beim Pareto-Prinzip geht es darum, sich vom Perfektionismus zu verabschieden und den Fokus und die volle Energie – zumindest zeitweise – auf folgende Fragen zu lenken:

• Was ist das Wichtigste, das heute erledigt werden muss?
• Welche eine Sache bringt uns im Unternehmen wirklich weiter?
• Worauf kann ich nicht verzichten, damit ich und/oder meine Kollegen und Kolleginnen weiterarbeiten können?
• Wie kann ich mit kleinstmöglichem Aufwand das größtmögliche Ergebnis erreichen?

Das Pareto-Prinzip macht sehr produktives Arbeiten möglich, ist jedoch ebenfalls keine Dauerlösung bei ständiger Überlastung. Überhaupt ist es nicht so, dass längere Arbeitszeiten zwingend die Produktivität steigern – Studien deuten sogar darauf hin, dass bei reduzierter Arbeitszeit die Produktivität gleich hoch bleiben kann.

So erhöhst du die Produktivität deiner Mitarbeitenden im Homeoffice

Von der Verwaltungsplattform asana wurde eine Umfrage zu den Arbeitsgewohnheiten im Homeoffice durchgeführt. Die Ergebnisse zeigen, dass hier erhebliches Potenzial für eine Steigerung der Produktivität besteht: Von den über 5.000 befragten Menschen hatte über die Hälfte nicht einmal Zugang zu einem eigenen Schreibtisch, PC/Laptop und/oder einer stabilen Internetverbindung. Sie arbeiteten vom Küchentisch, Sofa oder Bett aus.

Körperliche und mentale Gesundheit steigern die Mitarbeiterproduktivität

Es liegt auf der Hand, dass sich Ziele besser erreichen lassen, wenn Mitarbeitende sich kraftvoll und gesund fühlen. Das betriebliche Gesundheitsmanagement spielt dabei eine wichtige, auch präventive Rolle. Schlaf, Ernährung, Bewegung und Entspannung zum Stressabbau sind wichtige Bausteine der Vorsorge. Humanoo unterstützt dich darin, die Arbeitsproduktivität zu steigern, indem du deinen Mitarbeitenden beispielsweise folgende Angebote machst:

• Bewegungsangebote, sportliche Challenges etc.
• Coaching-Angebote zur Produktivitätssteigerung, aber auch zur persönlichen Entwicklung
• Meditation und Entspannungstechniken
• Ernährungsberatung

Mit Humanoo stellst du deinen Teams mühelos entsprechende Tools zur Verfügung – über 3.000 Coaching-Angebote warten auf dich. Dank automatisierter Umfragen bekommst du Zugang zu regelmäßigen Reportings, anhand derer du einschätzen kannst, welche Erfolge deine Maßnahmen gebracht haben. Neugierig geworden? Dann erfahre mehr darüber, wie Humanoo funktioniert.